Планируя тренинг, семинар или event, обязательно стоит подумать о помещении. Успешность деловой встречи зависит от правильной организации мероприятия. Если нужно найти уникальное пространство, лучше арендовать зал для конференции в Киеве. Можно подобрать нестандартные локации, подходящие под конкретные цели. В каталоге предусмотрены варианты для демонстрации услуг, сопровождение форумов, конгрессов.
Выделяемый бюджет
Подобрать конференц – зал, имея определенные финансовые возможности реально. Если средства ограничены, придется рассматривать экономичные пути. Есть компании, предлагающие снять помещение за оптимальную стоимость. Не стоит гнаться за завышенным сервисом. Рекомендуется обратить внимание на интернет площадки, на которых размещены интересные варианты, трансформирующиеся в несколько зон.
Обратившись к услугам коворкинга, предоставляется возможность широкого выбора. Это пространства креативного оформления. Плюсом является включение в цену аренды кофе –брейк. Для участников предлагается перекус в виде печенья, чая.
В случае если бюджет не играет роли, комфортный зал можно отыскать без проблем.
Цель мероприятия
В первую очередь необходимо четко определиться для чего нужен зал. Под каждое событие подбирается определенный дизайн, мебель, цветовая палитра. Площадки могут кардинально отличаться характеристиками для различных форматов:
- предпочтителен просторный зал, оснащенный качественной акустикой. Зона, отведенная для доклада должна просматриваться с любого места. Заранее стоит предусмотреть возможность размещения информационного контента;
- конференция серьезной тематики требует базового строгого стиля. Аккуратная и чистая площадь настроит гостей на правильный лад. Сдержанность интерьера в сочетании с оригинальными элементами прибавит мероприятию положительной оценки;
- отсутствие вызывающих красок, только нейтральные оттенки. Ничто не должно отвлекать внимание присутствующих;
- если это неформатные тренинги или торжественное событие, допустим более свободный интерьер.
Легкость и непринужденность атмосферы создаст доверительные отношения. Излагаемый контент будет легче восприниматься, когда все находится по местам.
Важно наличие штор, жалюзи на окнах. Что позволит в солнечную погоду их задвинуть. Иначе визуальное понимание материала будет доставлять дискомфорт гостям.
Технический момент
Создание комфортных условий – главная цель правильной организации. Для решения этих задач используют:
- оснащенность лампами, осветительной техникой. Которые обеспечивают участникам хорошую видимость даже в темное время суток;
- наличие кондиционирования, системы вентиляции, обогрева. В летний и зимний периоды важно создание микроклимата в помещении;
- при необходимости может понадобится специальная трибуна для выступлений, несколько микрофонов. Возможность перемещения устройств в любую точку пространства. Если оно имеет большую площадь, речь человека должна доноситься ко всем. При этом внимание уделяется качественному звучанию, без напряжения голоса во время выступлений;
- снабжение большими экранами, усилителями, видеоаппаратурой. Такие приборы гарантируют интересный доклад. Демонстрация презентаций не обходится без проектора.
В любом случае, арендуя зал, следует заранее обговаривать технические аспекты с администрацией.
Месторасположение
Оптимальным выбором станет центр города. Помещения, находящиеся в спальном районе, не стоит рассматривать. Добираться до пункта приезжие должны без проблем, не тратя время на поиски. Здесь учитывается способ поездки, будние и праздничные дни. Важная удобная транспортная развязка. Метро, остановка общественного транспорта – все это должно быть рядом.
Если нужно провести тренинг, в котором будут участвовать люди из разных населенных пунктов, подойдет размещенный в гостинице зал. Что даст возможность разместить их с комфортом. Для гостей предусматривается услуга трансфера.
Пользуются популярностью живописные уголки за пределами мегаполиса. Семинары, проведенные в такой обстановке, позволят насладиться природой.
Сколько человек
Чем больше присутствующих ожидается, тем вместительней должен быть зал. Для небольшого корпоративного тренинга подойдет учебный класс. Касательно крупной конференции, конференц – холл поможет разместить всех гостей. Преимуществом является помещение, поделенное разные зоны.
Также стоит дополнительно учитывать организаторов, других посетителей. Полупустое, переполненное пространство создает негативное впечатление от проведенного события.
Определившись с точной датой, можно выполнять расстановку посадочных мест.
Удобства и дополнительные услуги
Помимо кейтеринга стоит позаботиться о следующих факторах:
- возможность пообедать или немного перекусить в приятной обстановке. Во время короткого перерыва можно установить стол с едой в основной зоне. Также используют прилегающую комнату. Вечерний банкет лучше провести в отдельном холле. Для таких целей идеально ближайшее кафе. В таком случае к назначенному времени столы сервируются;
- порядок, оснащенность санузла гигиеническими принадлежностями. Он должен соответствовать санитарным нормам. Наличие зеркал обязательно;
- благоустроенная зона отдыха. Место, предназначенное для кофе-брейка, оборудуется мягкими пуфами, диванами.
Иногородним лучше заблаговременно посмотреть и заказать отель поблизости.
Проведение события в холодное время подразумевает утепление помещения. Летом должны функционировать кондиционеры. Все эти нюансы необходимо предусмотреть заранее, что гарантирует положительный результат проведения конференции
Не стоит забывать о парковке. Вопрос актуален для тех, кто добирается личным автомобилем.
Каждый из предлагаемых вариантов следует подробно просмотреть, проанализировать с учетом личных требований. Так удастся отыскать достойное решение под индивидуальные цели и особенности организации мероприятия.
