Щоразу, коли бізнес вирішує перейти на електронний документообіг, виникає типове питання: «А чи можна цей документ підписати онлайн?». Дехто хвилюється через юридичну силу такого підпису, інші — через технічні нюанси. Відповідь проста: у більшості випадків — так, і закон це прямо дозволяє.
Далі розберемо, які документи можна сміливо підписувати кваліфікованим електронним підписом (КЕП), а де паперовий формат поки ще залишається необхідним.
Ключові умови для електронного підписання документів
Перед тим як перейти до переліку документів, варто розуміти кілька базових правил:
- Електронний документ має таку ж юридичну силу, як і паперовий — за умови, що він підписаний КЕП і зберігається відповідно до законодавчих норм.
- Обидві сторони мають використовувати електронний формат. Якщо ваш партнер або контрагент працює лише з паперовими договорами, то документ доведеться дублювати на папері.
- Не всі документи можна оцифрувати. Є винятки, коли вимагається обов’язково паперовий носій — найчастіше це стосується документів із нотаріальним посвідченням або державної реєстрації.
- Важлива перевірка підпису. Сервіс, у якому ви працюєте, має забезпечувати перевірку дійсності сертифіката КЕП та фіксувати історію підписання.
Які документи точно можна підписувати електронно
Сфера застосування електронного підпису надзвичайно широка. Бізнеси різних галузей уже активно переходять на електронні документи. Серед найбільш поширених прикладів:
- Договори та додаткові угоди. Будь-які господарські договори між компаніями чи ФОПами можна оформити та підписати онлайн. Це стосується і довгострокових контрактів, і разових угод.
- Акти виконаних робіт / наданих послуг. Один із найпопулярніших документів у щоденному документообігу, який легко підписати електронно.
- Рахунки та накладні. Первинні бухгалтерські документи також мають юридичну силу в електронному вигляді.
- Кадрові документи. Прийняття на роботу, заяви працівників, накази та інші HR-процеси дедалі частіше переходять у цифрову форму.
- Податкова та фінансова звітність. Подача звітів до податкової та інших державних органів давно відбувається переважно онлайн із використанням КЕП.
- Внутрішні документи компанії. Протоколи засідань, внутрішні накази, службові записки — усе це можна оформлювати й підписувати в електронному вигляді.
Таким чином, більшість документів, з якими компанія працює щодня, уже можна сміливо переводити в електронний формат.
Документи, які поки краще залишити на папері
Є невелика категорія документів, де паперовий формат залишається обов’язковим. Це пов’язано з особливими вимогами законодавства або відсутністю технічної інфраструктури для повної електронізації.
Серед них:
- Документи, що потребують нотаріального посвідчення — наприклад, угоди з нерухомістю, довіреності на право розпорядження майном.
- Документи з голограмами, печатками або фізичними маркуваннями — де важливим є саме матеріальний носій (цінні папери, акції у документарній формі).
- Документи для іноземних юрисдикцій, якщо країна не визнає український КЕП або вимагає додаткових формальностей.
- Деякі кадрові документи — трудові книжки старого зразка, заяви на відпустку, якщо внутрішні політики компанії поки не перейшли на електронний формат.
Як це реалізовано у «Вчасно.ЕДО»
Сервіс «Вчасно.ЕДО» дозволяє створювати, підписувати та обмінюватися електронними документами, дотримуючись усіх вимог законодавства. Тут можна:
- підписати КЕП будь-який договір або первинний документ;
- надсилати документи контрагентам і отримувати їх онлайн;
- зберігати електронний архів з можливістю швидкого пошуку;
- інтегрувати систему з бухгалтерськими та ERP-рішеннями.
Перевага сервісу в тому, що контрагент бачить документ відразу після відправки та може підписати його у кілька кліків, без обміну паперовими примірниками.
Висновок
Більшість бізнес-документів сьогодні можна сміливо підписувати електронно — це швидко, безпечно і цілком законно. КЕП забезпечує таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис на папері, а використання перевірених сервісів на кшталт «Вчасно.ЕДО» гарантує безперебійну роботу. Чим швидше компанія переведе документообіг в електронний формат, тим менше часу і ресурсів вона витрачатиме на рутинні процеси, і тим гнучкіше зможе реагувати на виклики сучасного ринку.
