У 2025 році підприємці в Україні мають вибір: залишатися на класичних касових апаратах (РРО) чи переходити на сучасні програмні рішення (ПРРО). Обидва варіанти легальні та виконують одну функцію — реєстрацію розрахункових операцій. Проте вартість, зручність і можливості цих інструментів суттєво відрізняються.

Що таке РРО, ПРРО — коротко

  • РРО (реєстратор розрахункових операцій) — це класичний касовий апарат для ФОП чи компанії, який реєструє платежі, друкує чеки та передає інформацію до серверів ДПС.
  • ПРРО (програмний РРО) — це мобільний чи десктопний застосунок, який працює як каса на смартфоні, планшеті або комп’ютері, без необхідності купувати окреме обладнання.

Обидва рішення відповідають вимогам законодавства, але відрізняються підходом до ведення бізнесу.

Витрати на купівлю, обслуговування, інтеграцію

РРО

ПРРО

вартість касового апарата від 6 000 грн;

немає витрат на обладнання (працює на будь-якому смартфоні чи ноутбуці);

щорічне обслуговування та ремонт — додаткові витрати;

плата за використання програмного забезпечення значно нижча, ніж обслуговування РРО;

обов’язкове укладання договорів з центрами сервісного обслуговування;

інтеграція з CRM, бухгалтерськими системами та онлайн-оплатою відбувається автоматично.

складніше підключення до CRM чи бухгалтерії.

  

Для малого бізнесу чи ФОП ПРРО є економічно вигіднішим рішенням.

Гнучкість і масштабованість: ПРРО у смартфоні

Перевага ПРРО у тому, що підприємець не прив’язаний до місця. Термінал в телефоні, а тому чек можна видати під час доставки товару, на виїзній консультації чи у салоні послуг. У смартфоні або планшеті каса завжди «під рукою».

РРО ж більш статичний: працює лише у фізичній точці продажу і не підходить для мобільного бізнесу.

Безпека, звітність, робота з клієнтами

І РРО, і ПРРО забезпечують передачу даних у ДПС, але:

  • ПРРО автоматично формує звіти, зберігає чеки у хмарі та дозволяє надсилати їх клієнту у месенджер чи на e-mail;
     
  • РРО вимагає архівування паперових звітів, а у разі поломки — ризик втрати даних.

Клієнтам також зручніше отримати чек у цифровому вигляді.

Приклад ефективного ПРРО

Одним із найпопулярніших рішень для підприємців у 2025 році є Vchasno.Каса.
Вона дозволяє:

  • швидко зареєструвати ПРРО без купівлі обладнання;
  • працювати з кількома касами на різних пристроях;
  • інтегрувати касу з бухгалтерією та складським обліком;
  • формувати архів чеків у хмарі з доступом 24/7;
  • надсилати чеки клієнтам онлайн.

Для підприємців, які хочуть простоту і мобільність, це рішення є максимально ефективним.

Для кого підходить кожне рішення

РРО:
 

  • великі магазини з постійним потоком покупців;
  • підприємства з високими вимогами до стаціонарного обладнання;
  • бізнес, який не планує мобільності.
     

ПРРО:

  • ФОП і малий бізнес у сфері послуг;
  • інтернет-магазини та доставки;
  • консультанти, майстри, викладачі, які приймають оплату «на місці».

Висновки: що обрати у 2025

У 2025 році ПРРО стає більш гнучким, дешевим та зручним рішенням для більшості підприємців, особливо для малого бізнесу та сфери послуг. Класичний РРО залишається актуальним для великих магазинів та тих, хто не готовий змінювати усталені процеси.

Якщо головне для вас — мобільність, економія та легка інтеграція, варто переходити на ПРРО. Якщо ж ви працюєте у форматі великої торгової точки з великим потоком клієнтів — класичний касовий апарат і далі може бути оптимальним вибором.