У невеликому ТОВ одна людина нерідко буває водночас учасником, директором і тим, хто підтверджує платежі в клієнт-банку. Поки справи йдуть добре, розподіл ролей нікого не турбує. Запитання з’являються, коли треба пояснити податковій, партнерові чи другому учасникові, хто ухвалив рішення і хто за нього відповідає.
Торговельним компаніям, перевізникам і виробництвам легкої промисловості Буковини чіткий розподіл повноважень допомагає уникнути суперечок між партнерами.
Що вирішують учасники, а що директор
Рішення про заснування й статут визначають, хто керує товариством і де межі повноважень директора. Загальні збори учасників ухвалюють ключові рішення, а директор як виконавчий орган веде поточні справи. Згоду на значні правочини за законом про ТОВ дають учасники, якщо статут не встановлює іншого порядку. У ньому ж можна обмежити повноваження директора, наприклад сумою, понад яку він не підписує договір без погодження.
Суперечки часто починаються там, де шаблонний статут не відповідає тому, як партнери насправді ділять ролі. Привести статут і рішення учасників у відповідність до домовленостей допомагають юридичні послуги з корпоративного права.
Порушення цих правил загрожує й угоді, і самому директорові. Про значні правочини, конфлікт інтересів і обмеження щодо конкуренції з товариством ідеться в матеріалі про відповідальність директора ТОВ.
Два підписи під звітністю
Фінансову звітність підписують керівник або уповноважена особа та бухгалтер чи особа, яка забезпечує ведення обліку. Коли облік веде аутсорсингова компанія, другий підпис належить її керівникові або особі, яку він уповноважив. Тож директор не може вважати звітність справою лише бухгалтерії, адже під нею стоїть і його підпис.
Те саме стосується документів, якими компанія визнає борги. Визнати борг в акті звірки від її імені може керівник або той, кому це право дає статут чи довіреність, а акт із самим лише підписом бухгалтера такої сили може не мати. Електронні підписи директора й бухгалтера мають бути окремими, а після звільнення бухгалтера його КЕП одразу відкликають і змінюють паролі в усіх системах.
Як записати домовленості
Розподіл повноважень працює, коли його записано. Рішення учасників оформлюють протоколами, права, які директор делегує, закріплюють наказами й довіреностями з чітким переліком дій, а внутрішнє положення визначає, хто погоджує платежі, хто підписує звіти й хто вирішує спірні коригування.
Учасники, які не займаються щоденним управлінням, часто хочуть незалежного погляду на цифри. Для цього замовляють ініціативний аудит фінансової звітності, за результатами якого аудиторська фірма UHY Prostir надає аудиторський звіт і окремий лист керівництву з практичними рекомендаціями щодо обліку.
Чіткі ролі не потребують складних процедур. Достатньо статуту, що відповідає реальності, кількох письмових рішень і правила не підписувати важливий документ, доки не зрозуміло, хто за нього відповідає.
